Zaświadczenia urzędowe dla firmy
Zaświadczenia urzędowe dla firmy – konieczne zło, czy pomoc? Co każdy przedsiębiorca powinien o nich wiedzieć?
Każdy kto prowadzi firmę, spotka się z potrzebą uzyskania zaświadczenia z urzędu, czyli potwierdzenia informacji odnośnie prowadzonej działalności gospodarczej.
Przykładem niech będzie wpis do rejestru przedsiębiorców, zaświadczenie, że firma nie zalega ze składkami ZUS, czy podatkami, zaświadczenie dla potrzeb VAT czy też zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego.
Urzędy w takiej sytuacji nie proszą o żadne informacje, gdyż w żądanym zakresie są im znane, mają je w swoich zasobach, albo mogą je pozyskać, w drodze służbowej od innych organów.
Jeśli mimo to organ administracji publicznej zażąda zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie stanu prawnego i faktycznego, zobowiązany jest każdorazowo aby wskazać przepisy prawne.
Zaświadczenia urzędowe dla firmy – online
Warto wiedzieć, że podstawowe zaświadczenia można już załatwić online. Najważniejsze z nich to:
– zaświadczenia potwierdzające wpis do rejestru firm,
– zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS, KRUS i podatkami,
– informacja-zaświadczenie VAT,
– zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego,
– informacja-zaświadczenie o nadaniu numeru NIP.
Zwyczajowo zaświadczenie otrzymuje się w ciągu 7 dni.
Może zdarzyć się też, że urząd wyda postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.
W takiej sytuacji można złożyć zażalenie, które składa się za pośrednictwem organu, który wydał postanowienie o odmowie.
Zaś ścieżkę złożenia zażalenia tzn. do jakiego właściwego organu, powinno zostać złożone zażalenie powinien wskazać organ, który wydaje opisane postanowienie.
Zażalenie składa się w ciągu 7 dni od dnia otrzymania ww. postanowienia.
Warto wiedzieć, że coraz więcej formalności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, można załatwić za pomocą banku i konta firmowego.
Zaświadczenia urzędowe a opłaty
Każdorazowo za wydanie zaświadczenia powinna zostać zapłacona opłata skarbowa (np. za wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach wynosi ona 21 zł).
Opłatę wpłaca się w chwili składania wniosku czy to pisemnie czy też online. Pamiętać należy, że opłata dotyczy wydania jednego egzemplarza zaświadczenia.
Ważne jest również to, aby opłata była dokonana na rachunek bankowy, który należy do organu wydającego zaświadczenie.
Elektroniczne wydruki dokumentów dla firmy
Wiedzieć trzeba również, że obecnie niektóre wydruki dokumentów online, traktuje się jako dokument urzędowy (tzn. nie trzeba ich dodatkowo poświadczać).
Takimi dokumentami są np. wydruki z CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), zaświadczenia online o niezaleganiu z ZUS.
Ważne jest aby upewnić się, czy instytucja, do której składa się dokumenty w postaci wydruku zaświadczenia, będzie honorować wydruki. Dlaczego?
Ponieważ forma takich zaświadczeń jest jednak jeszcze nowością w polskiej rzeczywistości gospodarczej.
Jako przykład niech posłuży weryfikacja przez banki u pracodawców, zaświadczeń i danych w nich zawartych.
Są to informacje przedkładane przez pracowników w zakresie zarobków, pomimo, że są opatrzone pieczęcią firmy i podpisem upoważnionego pracownika.
Istotnym dla prowadzenia firmy jest również możliwość złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu.
To w przypadku, gdy chcemy poznać sytuację podatkową innego przedsiębiorcy.
Aby otrzymać takie zaświadczenia, druga strona musi wyrazić zgodę na taką czynność.
Żeby urząd wydał opisane zaświadczenie, zgoda powinna być pisemna albo w formie dokumentu elektronicznego.
Brak wymienionej zgody kontrahenta może jednak być pierwszym sygnałem ostrzegawczym dla przyszłej współpracy, co w rzeczywistości biznesowej jest cenną informacją.
Ponadto urząd może przysłać dokument w formie elektronicznej lub przesyłką pocztową.
Wszystko zależy od zaznaczenia we wniosku, w jakiej formie chcemy uzyskać zaświadczenie.
Jeśli w komunikacji z urzędem konieczne jest wysyłanie kopii dokumentów w wersji papierowej, trzeba być świadomym, że do wniosku składanego drogą elektroniczną trzeba załączyć dokumenty w postaci kopii elektronicznej tzw. skan.
Istnieją przypadki, w których organ uzna tylko taki skan, jeżeli dokument wydano przez podmiot publiczny.
Stąd jeszcze ewentualność wykorzystania elektronicznego odpisu dokumentu poświadczonego przez notariusza.
Mogą Cię również zainteresować podstawowe informacje o usługach płatniczych w Polsce.